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ファイルを保存しなかったために仕事を失うことは、地球上で最もイライラすることの一つです。もしかしたら、ファイルを保存するのを忘れて、コンピュータがクラッシュしてしまったかもしれません。Excelを閉じるときに間違ったボタンをクリックしてしまい、保存しないように指示されたのかもしれません。このような経験は誰にでもあるはずです。
最近では、ほとんどのプログラムで自動保存ができるようになりました。しかし、この機能がないソフトを使うと、保存しない癖がついてしまいます。もし油断してファイルをなくしてしまったら、ストレスのたまる午後になるかもしれません。
データは復元できるのか?
では、誤ってエクセルからデータを削除してしまった場合、そのデータを取り戻すことはできるのでしょうか。明確な答えを出すのは難しいです。しかし、予期せぬシャットダウンやユーザーエラーによってデータを失った場合、そのほとんど、あるいはすべてを取り戻せる可能性があります。
Excelには、バックグラウンドで実行される自動保存機能があります。これは、一定時間ごとにファイルの一時的なコピーを別の場所に保存するものです。この自動保存/自動回復機能は、通常、ソフトウェアのインストール時にデフォルトで有効になっています。
データを安全に保つ最善の方法は、最初の段階で損失を防ぐことです。この記事の終わり近くで、データを失わないためにできることを簡単に紹介します。その前に、スプレッドシートから失われたかもしれない変更または編集を回復する方法を見てみましょう。
保存されていないワークブックを復元する
Excelには、保存されていないワークブックを復元するためのオプションがあります。しかし、いくつかの注意点があります。まず、自動回復がオンになっている必要があります。第二に、自動復元は10分ごとにバックアップを保存するように設定されています(ただし、この設定は変更することができます)。
お使いのExcelのバージョンで自動回復が有効になっているかどうかを確認することは、健全な習慣です。この記事の後半でその方法を説明します。この機能は10分に1回しかバックアップを保存しないので、すべての作業を取り戻せるとは限りません。しかし、試してみる価値はあります。いくつかのデータを回復することは、まったく回復しないよりはましです。
この10分間の保存間隔は変更可能です。その方法については次のセクションで説明します。
以下の手順に従って、スプレッドシートの変更を復元してください。
ステップ1:Microsoft Excelを開きます。
ステップ2:新しい白紙のワークブックを開く(自動的に開かない場合)。
ステップ3:「ファイル」タブをクリックし、ファイルメニューのセクションに移動します。
ステップ4:"オプション "をクリックして、バックアップしたファイルが保存されている場所を探します。
ステップ5:画面の左側にある "保存 "をクリックします。"AutoRecover File Location "が表示されます。また、AutoRecoverオプションにチェックが入っているはずです。チェックされていない場合、ファイルはバックアップされていない可能性があり、残念ながら復元することはできません。
ステップ6:マウスを使って、自動回復フィールドにあるファイルパスを選択します。右クリックして、それをバッファにコピーします。復元ファイルを見つけるために必要な場合があります。
ステップ7:"Cancel "ボタンをクリックしてオプションウィンドウを閉じます。
ステップ8:"ファイル "タブに戻ります。
ステップ9:「保存していないワークブックを回復する」リンクを探します。Excelのバージョンによって、このリンクがある場所は異なりますが、「ファイル」メニュー画面のどこかにあるはずです。このバージョンでは、リンクは右下にあります(下の画像を参照してください)。それを見つけたら、クリックします。
ステップ10:ファイルエクスプローラーウィンドウが表示されます。ファイルがそこにあるかどうかを確認します。もしない場合は、オプションメニューからバッファにコピーしたパスをファイルの場所に貼り付けて、Enterキーを押してください。
ステップ11:別のフォルダが表示されます。その名前はあなたが復元したいファイルと同じ名前で始まるはずです。そのフォルダをダブルクリックして開いてください。
ステップ12:そこに、あなたの行方不明のファイルと同じ名前で始まるファイルが表示されます。その拡張子は".xlsb "であるはずです。それを選択し、開くボタンをクリックします。
ステップ13:最後に自動保存されたバージョンのファイルが開かれます。一番上に "復元 "というボタンがあります。これに戻したいデータがあるようなら、"復元 "ボタンをクリックします。
ステップ14:すると、現在のバージョンを上書きするかどうかを尋ねるポップアップウィンドウが表示されます。続行する場合は、「OK」をクリックします。
ステップ15: これで、ファイルは最後に自動保存されたバージョンに復元されます。
データ損失の防止
データを失い、それを回復するためにイライラするプロセスを経験したくないので、最初にデータの損失を防ぐことを試みるのが最善です。頻繁に保存する習慣を身につけることは、良いことです。特に大きな変更や追加をした後は、頻繁に保存することで、心配が少なくなります。
大きなスプレッドシートを修正すると、意図しないものを削除したり変更したりするリスクもあります。このため、編集する前にファイルのバックアップコピーを取っておくのは悪いアイデアではありません。
いつ変更前のコピーに戻したくなるかわかりません。Excelにはこのような機能がありますが、重要な変更がどの時点で行われたかを知るためには、自分自身でコントロールできるようにしておく方がよいでしょう。
Excelの自動回復機能がオンになっていることを確認する必要があります。また、デフォルトで10分ごとにバックアップする設定を、5分ごとなどに変更するとよいでしょう。10分もあれば十分な変更ができるのに、その間にコンピュータがクラッシュしてしまったら、かなりの量の作業が失われてしまうかもしれない。
一方、バックアップの実行頻度を高くしすぎないように注意してください。1分ごとにバックアップを実行するように設定すると、アプリの実行中にパフォーマンスの問題が発生する可能性があります。設定を弄って、自分にとって最適なものを見つけてください。
自動回復が有効になっていることを確認し、時間間隔を変更するには、次の手順を使用できます。
ステップ1:Excelで、画面の左上にある「ファイル」タブをクリックします。
ステップ2:画面左側のメニューにある「オプション」をクリックします。
ステップ3:オプションウィンドウの左側のメニューにある「保存」をクリックします。
Step 4: ここで、上のセクションで行ったのと同じように、「自動回復」の設定が表示されます。AutoRecover Information every 10 minutes "の横のチェックボックスがチェックされていることを確認します。
ステップ5:バックアップ情報を保存する時間間隔を変更したい場合は、テキストボックスの上/下矢印を使用して時間を変更します。
ステップ6:「ok」をクリックして、変更を保存します。
もう一つの有用なヒントは、One DriveやGoogle Driveなどの仮想ドライブやクラウドタイプのドライブにファイルを保存することを始めることです。クラウドドライブに保存しておけば、コンピュータがクラッシュしたり、ハードディスクが壊れたりしても、別のコンピュータから利用することができます。実際、ほとんどの場合、スマートフォンやタブレットでもそれらのファイルを開くことができます。このオプションを使えば、ファイルの以前のバージョンに戻ることができ、復元に伴う苦痛を軽減できるかもしれません。
さまざまなファイルで大規模な作業を行い、特定のバージョンを保存する必要がある場合は、GitHubなどのバージョン管理システムを使用するとよいでしょう。バージョン管理システムは、ソフトウェア開発者がソースコードを保存し、バージョン管理するために最も一般的に使用されています。これらのシステムは、Excelスプレッドシートのような文書ファイルのバージョン管理にも活用できます。
最後に
コンピュータの予期せぬシャットダウンによりExcelスプレッドシートのデータを失った場合、または変更内容を保存せずに誤ってアプリケーションを閉じてしまった場合、幸運なことに、あなたはそれを経験するかもしれません。Excelの自動回復機能により、失ったデータを復活させることができる可能性があります。上記の手順がその一助となれば幸いです。