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インスタント・テキストメッセージのアプリが溢れる世界では、電子メールがさらに人気のあるコミュニケーション手段であることを忘れがちです。2017年には推定2690億通の電子メールが送信され、その数は増え続け、2022年には推定3200億通になると言われています。
もちろん、それらのメールのすべてが価値あるコミュニケーションというわけではありません。スパム、マーケティングキャンペーン、偶然の「すべて返信」チェーンなどが、毎日送信されるメールの多くを構成しています。メールに依存した社会では、毎日受け取る膨大な量のメールを管理するのは不可能に思えるかもしれません。そんなときは、強力なメールクライアントを使えば、受信トレイをコントロールできるかもしれません。
私は最近、Mailbirdという優れたメールクライアントを発見したのですが、実は2012年から存在していたことを知り、驚きました。本格的な普及が始まったばかりなのかどうかはわかりませんが、100万人以上の登録ユーザーを抱え、常にソフトウェア賞を受賞しているのですから、私がWindows 10のベストメールクライアントにMailbirdを選んだのも当然でしょう。
複数のメールアカウントのサポート、優れた組織化ツール、完全なカスタマイズオプションなど、信じられないほどの機能セットを誇っています。Mailbirdは、Dropbox、Evernote、Google Docsなどとの統合を含む、メールクライアント自体で動作するアプリケーションのセットさえ提供しています。これはまさに、受信箱の形を整える必要のあるパワーユーザーのためのメールです。思い通りに使えるようになるには少し時間がかかるかもしれませんが、その価値は十分にあります。
無料版もありますが、メールアカウントの追加数に制限があったり、高度な生産性向上機能へのアクセスが制限されていたりと、いくつかの制約があります。有料版はより柔軟性が高く、しかも月々わずか1.50ドル（年払い）と非常に手頃な価格になっています。サブスクリプションモデルに抵抗がある場合は、59ドルの1回払いでPro版へのアクセスが一生続くようにすることができます。
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私を信頼する理由
こんにちは、私の名前はMaya Okizikiです。これを読んでいる多くの人と同じように、私は仕事上のやり取りの大部分をメールに頼っています。フリーランスや中小企業の経営者として、私は数多くの異なるメールアカウントを監視しなければならず、他のすべての仕事をこなしながら、容赦なく埋まる受信トレイに追いつこうとする苦労をよく理解しています。
私はこれまで、時間制限や「受信トレイを管理する5つの方法」など、さまざまな方法でメールのやり取りを効率化する方法を試してきました。私の経験では、毎日メールに費やす時間をどれだけ注意深く制限しても、生産性を優先した効率的なソリューションがなければ、物事はうまくいかないものです。これらのレビューが、受信トレイを処理するためのより良い方法を探す時間を節約するのに役立つことを願っています。
未読メールが10,000通以上ありますか？
メールの管理に苦労したことがあるなら、おそらく解決策を見つけようとしたことがあるはずです。しかし、残念なことに、実際に役立つアドバイスをしている記事はほとんどありません。回答への期待値を管理する」「自己優先順位をつける」といった漠然とした提案ばかりで、自分の状況に実際に適用できる具体的なアドバイスはほとんど見当たりません。もちろん、それは良いことなのですが、だからといって必ずしも役に立つとは限りません。
これらの記事が役に立たない理由の大部分は、これらの記事がすべて、「ソフトな変化」と呼べるものに焦点を当てていることです。姿勢を変え、習慣を変え、仕事の目標の優先順位を変えるよう求めているのです。これらは本質的に悪いアイデアではありませんが、真の変化は完全なシステムの一部として起こるという事実を見落としています。そしてそのシステムの少なくとも半分は、あなたが実際にメールを扱う方法、言い換えればメールクライアントです。遅くて時代遅れのインターフェースと常に戦っていては、受信トレイの先を行くことはできません。
もちろん、私がおすすめするWindows 10用の最適なメールクライアントを使っても、何千通ものメールに溺れることになるのは目に見えています。たった一度の新しい変化ですべてが変わるという考え方は魅力的ですが、それは還元的でもあります。受信トレイを本当に使いこなしたいのであれば、最高のアドバイスをすべて組み合わせて、個々の状況に合った方法をとる必要があります。
本当に新しいメールクライアントが必要ですか？
メールの返信に費やす時間を減らし、より多くの時間を仕事に費やしたいと思うのは誰しも同じですが、新しいメールクライアントに変えたからといって誰もが得をするわけではありません。
企業で働く場合、IT部門がメールシステムの運用方法について細かく規定していることもあり、メールの処理方法について選択の余地がない場合もあります。上司を通じてIT部門に要望を出すことはできるかもしれませんが、新しいメールクライアントを職場全体に展開するのは非常に複雑なため、人々はしばしば古い、効率の悪いシステムを使い続けることになります。
特にGmailやOutlook.comのような基本的なウェブメールインターフェースを使用している場合、自営業者や中小企業経営者は、何らかの真の改善を見ることができる可能性が高くなります。個人的なメールだけでなく、ビジネスのための情報やサポートアドレスをチェックする必要がある場合、複数のブラウザウィンドウですべてを分類し、優先順位をつけながら、最新のメールクライアントで本当に時間を節約することができます。もし、ほとんどのホスティング会社が提供するウェブメールクライアントのようなひどいものを使っているなら、より良いソリューションに切り替えることで、毎年丸々一日を節約することができます。
各メールクライアントの評価方法
メールクライアントはどれも同じだと思ったら大間違いです。受信トレイの整理に苦労している人がいるのは、多くのメールサービスが過去10年間と同じ基本レベルで動作しており、ユーザーはより良い方法があることに気づかず、苦労し続けているからです。私がテストしたメールクライアントを評価する際、判断の基準としたのは以下の通りです。
複数のアカウントを扱えるか？
メールの黎明期には、ほとんどの人が1つのメールアカウントしか持っていませんでした。しかし、サービスやドメインが日々進化する現在では、多くの人が複数のアカウントを持っています。たとえ個人用と仕事用の2つのアドレスを使っていたとしても、同じ場所ですべてのメールを受信できれば、より効率的です。多くのメールアカウントを持つパワーユーザーであれば、それらを一箇所に集めることで、時間を大幅に節約することができます。
整理整頓のためのツールは充実しているか？
これは、優れたメールクライアントの最も重要な側面の一つです。すべてのメールを一箇所に集めても、何千通ものどうでもいいメールに埋もれてしまっては元も子もありません。重要なメッセージにさえ優先順位をつける必要があり、優れたフィルター、タグ付けツール、タスク管理オプションがあれば、あなたの生活はずっと楽になるはずです。
セキュリティ対策は万全ですか？
世界中の誰にでもメッセージを送ってもらえるということは、信じられないほど便利なことですが、それだけに一定のリスクも伴います。悪質な添付ファイルや危険なリンク、個人情報を盗み出す「フィッシング」キャンペーンなどが含まれています。このようなメールの多くは、現在ではサーバーレベルでフィルタリングされていますが、メールクライアントに何らかの保護機能を組み込んでおくことは、常に良いアイデアです。
設定は簡単ですか？
複数のアドレスからのメッセージを一元的に処理するメールクライアントは、より効率的ですが、各アカウントを適切にチェックするために、新しいメールクライアントを設定する必要があります。メールプロバイダーはそれぞれ異なる方法で設定を行うことが多いため、一つひとつを手動で設定するのは時間がかかり、イライラすることもあります。優れたメールソフトであれば、ステップバイステップで簡単に設定を行うことができます。
使いやすいか？
メールソフトを開くだけで頭が痛くなるようでは、受信トレイを使いこなすことはできません。優れたメールクライアントは、ユーザーエクスペリエンスを最優先して設計されています。
カスタマイズ可能か？
メールクライアントは、自分のスタイルに合わせてカスタマイズできる必要があります。一日の大半をメールソフトに費やすのであれば、メールソフトを自分にとって都合の良いようにカスタマイズできるのは非常に便利です。優れたメールクライアントは、カスタマイズが可能でありながら、デフォルトのインターフェースもよくデザインされています。
モバイル用アプリがあるか？
これは諸刃の剣のようなものです。メールというのは、つながってさえいれば、どこにいても届くものです。フリーランサーであれば、これは便利ですが、多くの人は、必要以上に長く、遅くまで仕事をしていることに気づきがちです。繋がりすぎということもあるのです。
とはいえ、ノートパソコンを持っていない外出先からメールにアクセスできるのは非常に便利です。優れたモバイルコンパニオンアプリは、iOSとAndroidの両方で利用でき、Eメールの作成と返信を素早く簡単に行うことができます。
受賞者
ベストチョイスMailbird
Mailbirdは2012年から開発されており、開発者はその多くの時間を費やして、プログラムが輝くまで磨き上げてきました。Mailbirdは、インストールから設定、使用までのすべての段階が信じられないほど簡単で、すべてがスムーズに動作します。メールクライアントと格闘する必要がないのは、とても新鮮な経験です。
無料版では、メールバードの印象的な機能のいくつかにアクセスすることが制限されており、各メールの最後に「メールバードで送信」という小さな署名が強制的に表示されます。無料版には3日間のプロ版トライアルがありますが、無料版にこだわることを正当化するのは難しいほど、手頃な価格です。プロバージョンは月々わずか$1.50で利用でき、月々の支払いが嫌なら生涯サブスクリプションで$59です。
試しに、Gmailのアカウントと、GoDaddyが運営する個人ドメインのメールアカウントにMailbirdをリンクしてみた。名前とメールアドレスを入力すると、Mailbirdが適切な設定を検出し、パスワードを要求してきました。数回のキー操作で、両方とも即座にセットアップされました。
前回、メールクライアントの設定をしたときは、アドレスやポートなど、謎の多い設定にイライラさせられました。Mailbirdはそのような情報は一切聞かず、ただ何をすべきかを知っているだけでした。
メッセージの同期に少し時間がかかりましたが、私のGmailアカウントには10年分のメッセージが入っているので、すべてをダウンロードするのに時間がかかるのは当然です。試しに、古いHotmailアカウントとYahooメールアカウントも追加してみましたが、どちらも問題なく即座に追加されました。同期には時間がかかりましたが、これもメッセージの量が多いからで、Mailbirdのせいではありません。
セキュリティの面では、ほとんどのフィルタリングはメールサーバーで処理されますが、Mailbirdはデフォルトで外部画像の読み込みを無効にしています。これにより、外部の追跡用画像からメールを読んだかどうかが検出されず、スパマーやハッカーが特定の画像タイプにマルウェアのペイロードを含めるリスクを最小化することができます。特定の送信者が安全であると判断した場合、1つのメッセージで画像を表示するか、その送信者をホワイトリスト登録してデフォルトで常に画像を表示するようにすることが可能です。
Mailbirdの最大の長所は、そのシンプルさです。インターフェイスは、優れたメールクライアントに期待されるように驚くほどシンプルで、どんなタスクや質問にも簡単にアクセスできる便利なヒントが用意されています。
もちろん、Mailbirdが表面上シンプルに使えるからといって、機能が不足しているわけではありません。このように、Mailbirdはシンプルな操作性でありながら、機能が充実しており、受信トレイの管理に集中することができます。しかし、もっと深く掘り下げたいのであれば、あなたが設定することで二度と心配する必要のない、非常に多くのカスタマイズがあります。
色やレイアウトはインターフェイスのカスタマイズオプションのほんの一部ですが、設定を深く掘り下げると、Mailbirdのもっと面白い機能の使い方を選ぶことができます。私のお気に入りは「スヌーズ」オプションで、処理する準備が整うまでメールを一時的に無視することができます。
Mailbirdのもう一つの特徴は、Google Docs、Google Calendar、Asana、Slack、Whatsappなど、他の多くの人気アプリを統合できることで、そのリストは非常に広範囲に及びます。
Mailbirdのコンパニオンアプリのインストールはすぐに終わりましたが、メールの返信中にFacebookにアクセスできるのは、生産性を高めるものではないことは認めざるを得ません。しかし、ワンクリックで隠すことができるので、受信トレイから切り替えて気が散ってしまうことを防げることを期待したい。
それに比べて、Google Docsの統合は大きな助けとなりますし、Evernoteもそうです（ただし、私はMicrosoftの競合アプリであるOneNoteに移行している最中で、まだ利用できないようですが……）。意外なことに、アプリのセクションはオープンソースなので、正しいプログラミングの知識があれば、誰でもGithubのコードリポジトリを訪れて、独自のアプリ統合を作成することができます。
サービス」タブにリストアップされた統合は、ほとんどのサービスがプロバイダーのウェブサイトへのリンクに過ぎないため、今のところあまり役に立たないようだ。これらのサービスはウェブホスティングからウイルス対策ソフトウェアまで幅広く、これらがMailbirdとどのように統合されるのか（もし統合されるのなら）すぐにはわかりませんが、この部分だけがプログラムの中で完全に洗練されていないように感じられます。今後、さらに多くのサービスプロバイダと接続することで、この点も拡張されていくと思われます。OneDriveとOneNoteへのリンクがあれば、本当に助かるのですが、Microsoftは競合とうまくやることで知られているわけではありません。
マイナス面について簡単に触れておくと、テスト中、「新しいメール」の通知音が一貫して鳴り続けていることに気づきました。古いHotmailアカウントからの未読メッセージが残っているためなのか、それとも他のバグがあったのかはわからないが、結局、音声通知を完全に無効にして、この音を止めることにした。
Mailbirdは、この記事を書いている時点ではモバイルアプリを持っていませんが、開発者は、Androidプラットフォーム向けに2018年第1四半期のリリースを目指して、常に取り組んでいると発表しています。もしそれが彼らのデスクトップクライアントと同じようなものであれば、あなたがどこでメッセージに返信することを選んでも、Mailbirdはあなたのお気に入りのメールアプリになることでしょう。
有料版の競争相手
eM Client
eM Clientも非常によくデザインされたメールクライアントで、最新のウェブメールインターフェイスよりもはるかに効果的です。Gmail、Microsoft Exchange、iCloudなど、ほとんどの主要なメールサービスをサポートしています。個人的なメールに使用する場合は、最大2つのメールアカウントのみをチェックするように制限されていますが、無料で利用できます。emクライアントをビジネスで使用したい場合や、2つ以上のアカウントをチェックしたい場合は、現行のProバージョンを49.95ドルで購入する必要があります。もし、生涯更新が可能なバージョンを購入したい場合は、価格が99.95ドルに跳ね上がります。
セットアップのプロセスは非常にスムーズで、私がテストしたすべてのメールアカウントと迅速かつ簡単に接続できました。すべてのメッセージを同期させるのに思ったより時間がかかりましたが、それでもすぐに作業を開始することができました。標準的な隠し画像のセキュリティ対策や、未読メッセージの山に取り組むための優れた整理ツールもありました。
eM Clientは、連絡先マネージャ、カレンダー、チャットサービスなど、生産性を高めるのに役立つアプリを多数統合しており、各サービスは、FacebookやGoogleなどのさまざまなインターネットベースのサービスと同期することができます。生産性を制限するかもしれないサードパーティのアプリの拡張機能はありませんが、通信を処理している間、タスクを維持するために言うべきことがあります。
全体的に、eM Clientは、生涯更新パッケージを購入したい場合ははるかに高価ですが、あなたが唯一のいくつかの個人的な電子メールアカウントを確認している場合、Mailbirdの優れた代替手段です。
PostBox
PostBoxは、メール管理のための有料オプションの中でも特にリーズナブルな製品で、価格はわずか40ドル、ビジネス全体に導入する場合はボリュームディスカウントも利用できます。30日間の無料トライアルも用意されているので、購入前に試してみるのもいいだろう。
Gmailアカウントで動作するようにIMAPプロトコルの有効化の余分なステップが必要ですが、Postboxのセットアッププロセスは、滑らかで簡単です。幸いなことに、それを有効にする方法について明確な指示を与えてくれるので、いい感じです。これは、あなたが気にするように多くの電子メールアカウントをサポートし、それは非常に迅速に数万人の電子メールを同期するために管理されます。
Postboxの本当の強みの1つは整理ツールで、最初にフィルタールールを設定することなく、素早く電子メールにタグを付けて分類することが可能です。検索機能は、探しているメッセージをすばやく見つけるための幅広いオプションを提供しますが、すべての電子メールのインデックスを作成する機会を得れば、より効果的に機能するようになります。大量のメールをインポートする場合は時間がかかりますが、1日に何千通ものメールを受信しない限り、スムーズに処理することができるはずです。
他の多くのメールクライアントとは異なり、Postboxはデフォルトでメール画像を表示します。Gmailのように、メール送信者が信頼できるかどうかを判断するために、ある種の組み込みホワイトリストを使用している可能性もありますが。
Postboxには、ツールバーの再編成や基本的なレイアウト調整など、いくつかの基本的なカスタマイズオプションがありますが、カスタマイズ能力はその程度です。また、アジェンダのように使える「リマインダー」機能はありますが、カレンダーなどのアプリの拡張や統合の類は一切含まれていません。オールインワンの整理ツールを探している人には、Postboxは十分な完成度ではないかもしれません。
The Bat!
もしあなたが効率よりもセキュリティに興味があるなら、The Bat!はあなたが探しているものかもしれません-そう、感嘆符は正式に名前の一部なのです!このソフトの一番の売りは電子メールの暗号化を直接プログラムに統合する能力で、PGP, GnuPG, S/MIME暗号化オプションをサポートしています。このため、非常に機密性の高いデータを扱う人には最適ですが、私が調べた他のメールクライアントと比べると、明らかにユーザーフレンドリーではありません。
かなり基本的なインターフェイスで、Gmailアカウントの設定プロセスも初回ではうまくいきませんでした。通常、Googleの2要素認証は即座に機能しますが、私の携帯電話でサインインを承認したにもかかわらず、The Bat！は最初、私がそれを行ったことに気づきませんでした。また、私のGoogleカレンダーと統合されていませんが、あなたが使用できるいくつかの基本的なスケジュールツールがあります – 私はより包括的なものを好むが。
スマートフォン用のモバイルアプリではなく、The Bat！はアプリの「ポータブル」バージョンを提供しており、USBキーなどから何もインストールせずに実行することができる。インターネットカフェなど、公共の場でパソコンを使って暗号化されたメールを送る必要がある場合は、間違いなくこれが最適な選択肢です。
The Bat！は、セキュリティ意識の高いユーザー以外には最適なソリューションではないだろうが、ジャーナリストや金融アナリストなど、定期的に暗号化通信を必要とする人にとっては、まさに必要なものだろう。プロフェッショナル版は59.99ドル、ホームユーザー版は26.95ドルで提供されています。
無料のオプション
Mozilla Thunderbird
サンダーバードは、2004年に初めてリリースされ、まだアクティブに開発されている古いオープンソースの電子メールクライアントの一つです。当初はMozillaのFirefoxウェブブラウザにバンドルされていましたが、より多くの人がウェブベースのメールサービスに移行し、需要が減少したため、2つの開発プロジェクトは最終的に分離されました。しかし、開発者はまだ頑張っています、Thunderbirdは今でもWindows 10のための優れた無料メールクライアントの一つです。
私は、Thunderbirdがリリースされた当初はメールクライアントとして使用していましたが、GmailのWebベースのインターフェイスを使用するために、徐々にThunderbirdから遠ざかっていきました。Gmailのウェブベースのインターフェイスを使うようになり、メールアカウントの設定も素早く簡単にできるようになったので、とても驚いています。他の競合他社に比べると確かに同期に時間がかかりますが、フィルタリングや整理整頓のツールは充実しており、インスタントメッセージ、カレンダー、連絡先管理も組み込まれています。
MozillaのFirefoxの新しい方向性と比べても、インターフェースは少し時代遅れですが、タブ式インターフェースによって、私がもっと気に入っていた他のメールクライアントよりも、複数のタスクを管理するのがよりシンプルになりました。仕事中にマルチタスクをするのが好きな人は、ぜひThunderbirdをチェックしてみてください。もちろん、マルチタスクが必ずしも未読メッセージの数を減らすのに最適な方法とは限りませんよ。
Zimbra Desktop
Zimbra は、大企業向けに設計された非常に大規模なアプリケーション群の一部であり、このプログラムが無料であることは少し驚きです。しかし、インストール プロセスで問題が発生しました。Zimbra Desktopは最新バージョンのJava Runtime Environmentを必要としますが、私はしばらく更新プロセスを無視していたので、インストーラは強制終了されました。結局、アップデートはできたのですが、Gmailのアカウントを接続するときに、ほとんどすぐに別の問題にぶつかりました。
提供された指示にもかかわらず、私の Gmail アカウントはすでに IMAP アクセスを有効にしていましたが、それでも接続することができませんでした。エラーの詳細は意味不明なエラーデータの長い列で、何をやっても接続できませんでした。以前使っていたYahooメールのアカウントを追加してみたところ、スムーズに動作したので、これはGmailの2要素認証の問題である可能性が高いと推測されます。
Zimbraのインターフェースは確かに時代遅れで、カスタマイズのオプションはあまりありません。カレンダーやスケジュール管理など、基本的なメールボックス以上のツールはきちんと揃っていますが、読み込みに時間がかかるのが難点です。また、「Mail for Windows」は、「Mail for Windows」と「Mail for Windows」を統合したものです。
Mail for Windows
Windows 10をお持ちなら、おそらくすでにMail for Windowsがインストールされていることでしょう。アカウントの設定もシンプルで簡単ですし、私のGmailやGoogleカレンダーのアカウントともまったく問題なく統合できました。Windowsに内蔵されているカレンダーや連絡先アプリに素早くリンクするだけですが、カレンダーや連絡先に素早くアクセスすることができます。
これらの機能すべてについて、デフォルトのMicrosoftアプリを受け入れてもいいのであれば、メールはあなたにとって良い選択かもしれません – そして、あなたは確かに価格に異議を唱えることはできません。また、Windows 10にデフォルトでバンドルされているため、Windows 10に最適化されていることを確認することもできます。
デメリットとしては、追加機能が制限されていることが挙げられます。追加アプリと連動する拡張機能はありませんが、その魅力はシンプルさにあると言えるかもしれません。何にも邪魔されないので、毎日のメッセージのやりとりに集中できますよ。
最後に
新しいメールソフトに慣れるには時間がかかるので、乗り換えたからといってすぐに生産性が上がるとは限りません。メールとそれ以外の仕事のバランスをうまくとれないと、どんなに優れたメールソフトを使っても、未読メール数が増えるのを防ぐことはできません。しかし、時間をかけて自分のニーズに最適なクライアントを選べば、他の目標を達成しながら受信トレイを管理できることに気づくはずです。私たちはここで検討したさまざまなオプションで実験し、あなたはあなたの特定の作業スタイルに一致するものを見つけることを確認します。
