エクセルでカンバンボードを作成する方法

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プロジェクトにカンバンボードを使用することは、プロセスを合理化し、生産性を高めるための素晴らしい方法です。チームでの作業でも、単独での作業でも、カンバンボードは進捗状況を視覚的に表現するため、管理がしやすくなります。

この記事では、Excelでカンバンボードを作成し、使用する方法をステップバイステップで説明します。

カンバンボード用のバックログを作成する

まず、新しいExcelワークブックを開きましょう。開くと、ワークブックの下部にSheet1というタブが表示されます。そのタブをダブルクリックすると、「シートの名前の変更」ポップアップが表示されます。シートの名前を「Backlog」に変更します。

このシートを使って、カンバンボードのベースとなるワークフローのタスクのバックログ表を作成します。

バックログを作成するには、次のような手順で行います。

バックログテーブルの準備が整いました。あとはこれを埋めるだけで、こんな感じになります。

カンバンボードの作成

さて、バックログができたので、いよいよカンバンボードで使用するカンバンを作成します。そのために、シートの下にあるプラス記号をクリックして、新しいシートを作成し、開きます。

新しいシートに、以下の手順でカンバンボードを作成しましょう。

ここではシンプルさを目指しているので、3つのボードセクション（To Do、In Progress、Done）だけを追加します。(ワークフローがより多くのフェーズを持つ場合は、より多くのセクションを追加することができます）。

カンバンボードが完成したので、次はカードの作成に移ります。

カンバンカードの作成

以下の手順で、カンバンカードを作成します。

行見出しを右クリックし、「行の高さ」を選択します。

カンバンカードの3つのセルをそれぞれ選択し、[境界線]アイコンから[太い外枠]を選択して、境界線を追加します。

カンバンカードをバックログにリンクさせる

バックログのデータをカンバンカードにリンクさせるには、以下の手順で行います。

カンバンカードにタスクタイトルを追加する

Backlogシートから最初のタスクのタスクタイトルを取得する。

します。

れます。

条件付き書式を使って、視覚的に楽しいカードに仕上げる

全てのカードの一番上のセルは、BacklogシートのTask Titles列の値を返していることがわかりますね。しかし、いくつかのカード（この場合、最後の2枚）は、Backlogの対応するセルに値がないため、トップセルに0が返されます。そこで、Excelの条件付き書式を使ってデータを整形し、0を削除することで、視覚的にわかりやすいカードにします。

カンバンカードにタスクの説明文を追加する

同様の方法で、バックログからカンバンカードの中央のセルにタスクの説明を戻します。今回は、=Backlog!D4、=Backlog!D5などの式になります。タスクのタイトルと同様に、Backlogの黒いセルは0を返しますが、これはすでに述べたように、条件付き書式で修正することができます。

カンバンカードにタスクの説明を追加するときに気づくもう一つの問題は、テキストがセルからこぼれることです。これを防ぐために、Excelのセルでテキストを包むことにします。

ツールバーの「ラップ」アイコン（「整列」アイコンの隣）をクリックします。

最後の仕上げをする

カンバンカードが出来上がっても（バックログとリンクしていても）、さらに良いものにするために、いくつかの追加ステップを紹介します。

グリッドラインを削除します。ツールバーの「表示」セクションをクリックし、「グリッドライン」の隣にあるボックスのチェックを外して、グリッドラインを削除します。

移動可能なカンバンカードを作成する

ここまでのステップを踏めば、バックログのタスク、カンバンボード、カンバンカードは準備できているはずです。しかし、これらのカードを簡単に移動させることはできません。以下の手順で、カンバンカードを移動できるようにしましょう。

特殊な貼り付け」を開き、「リンクされた画像」オプションを選択します（「その他の貼り付けオプション」の最後のオプションです）。

カンバンボードを活用して効率を最大化する

カンバンボードの基本構造ができたので、あとはプロジェクトの要件に合わせてカスタマイズしてください。カンバン方式を最大限に活用するには、GTD方式などの他の生産性向上策と組み合わせるのが効果的です。